Index-Validierung und -Vorgabelisten per Microsoft Excel

Sowohl Listen von Vorschlagswerten (Vorgabelisten), als auch Listen mit Validierungswerten können in CROSSCAP für Seiten-, Dokument- oder Stapelindexfelder aus einer externen Datenbank eingelesen werden. Dies erfolgt u.a. über die sogenannte ODBC (Open Database Connectivity).

ODBC-Treiber gibt es aber nicht nur für Microsoft-Access und andere relationale Datenbanken, sondern auch für die Microsoft-eigene Tabellenkalkulation, Microsoft-Excel. Vorschlags- und Validierungswerte für die Indexierung lassen sich damit recht komfortabel und schnell bereit stellen.

Excel-Arbeitsblätter müssen für den Zugriff über ODBC eine bestimmte Struktur aufweisen:

• die Namen der Excel-Arbeitsblätter (Reiter am unteren Tabellenrand) entsprechen den Tabellen einer Datenbank
• die Spalten eines Arbeitsblattes (A, B, C ...) entsprechen den Spalten einer Datenbank
• der Wert in Zeile 1 einer Spalte entspricht dem Namen einer Datenbank-Tabellenspalte (column).
• die Werte in den verbleibenden Zeilen dieser Spalte entsprechen den Datenbank-Feldinhalten.

Schritt 1: Anlegen der MS-Excel Arbeitsblätter

In dieser Beispieldatei (Download ganz unten, Abbildung rechts) wurden zwei Arbeitsblätter angelegt, eines für Vorschlagswerte (xllookup) und eines für Validierungswerte (xlvalid8). 

Auf jedem dieser Arbeitsblätter wurden die Spaltennamen in die erste Zeile eingetragen (hier process und document), die jeweiligen Feldwerte in die Zellen darunter.

Schritt 2: Konfigurieren der ODBC Datenquelle

Hierfür muss der sog. ODBC-Datenquellen-Administrator in seiner 32-Bit Version aufgerufen werden (über die Suchfunktion im Startmenü bietet Windows bevorzugt die 64-Bit Version an - diese eignet sich aber nicht für diesen Verwendungszweck).

Zu finden ist die 32-Bit Version als ausführbare Datei odbcad32.exe, bei Windows 7 und Windows 10 z.B. im Verzeichnis Windows\SysWOW64. Nach dem Start ergibt sich die folgende Anzeige:

Durch Konfigurieren einer existierenden Excel-Datenquelle können Sie diese für die hier vorgesehenen Zwecke anpassen:

Eine Excel-Datenquelle kann natürlich auch ganz neu angelegt werden. Stellen Sie dabei sicher, den richtigen (aktuellen) Excel-Treiber in der gewünschten Landessprache zu verwenden:

Anmerkung 1: Gezeigt wird oben das Anlegen einer Benutzer-DSN (ODBC-Verbindung). Diese hat nur Gültigkeit für den aktuell angemeldeten Benutzer. Sollen mehrere Benutzer an diesem PC gleichermaßen mit der neuen ODBC-Anbindung arbeiten können, sollte stattdessen eine System-DSN angelegt werden. Zum Anlegen einer Benutzer-übergreifenden ODBC-Definition werden lokale Administratorrechte benötigt.

Anmerkung 2: Ist auf dem Ziel-PC ein aktuelles MS-Office installiert, dann werden auch ODBC Treiber für Excel-Dateien vom Typ *.xlsx angeboten. Ist kein aktuelles oder gar kein MS-Office installiert, werden u.U. nur Treiber für sehr viel ältere Excel-Versionen mit der Dateiendung *.xls unterstützt. Um ODBC auch auf solchen PCs nutzen zu können, müssen Excel-Dateien als *.xls-Dateien im Format Excel 97-2000 abgespeichert werden.

Anmerkung 3: Ist MS-Office installiert, können sogar Formeln in Excel-Spalten interpretiert werden. Ist kein MS-Office oder stattdessen OpenOffice o.ä. installiert, dann werden Excel-Formeln nicht interpretiert - der ODBC Treiber liefert für solche Spalten nur Leerwerte oder Fehlermeldungen zurück. Da die Ermittlung der ODBC-Werte aus Formeln sehr viel langsamer ist, empfiehlt es sich aber auf jeden Fall, alle per ODBC abgefragten Spalten nur mit absoluten Zellwerten und nicht mit Formeln zu versehen.

Schritt 3: Anpassen der CROSSCAP Indexierung

Konfiguration einer Index-Validierung (Überprüfung von Werten)

Wählen Sie als Erstes den Namen der oben erzeugten Datenquelle aus, dann die gewünschte Datenbank-"Tabelle" (hier xlvalid8) und abschließend die gewünschte "Suchspalte" (hier process) in der Validierungs-Konfiguration des gewünschten CROSSCAP Seiten-, Dokument- oder Stapelindexes aus:

Erzeugung von Werte-Vorgabelisten (Auswahllisten)

Wählen Sie als Erstes den Namen der oben erzeugten Datenquelle aus, dann die gewünschte Datenbank-"Tabelle" (hier xllookup) und abschließend die gewünschten Such- und Ergebnisspalten (hier beide Male process) in der Validierungs-Konfiguration des gewünschten CROSSCAP Seiten-, Dokument- oder Stapelindexes aus:

Über den Suchwert ist es möglich, die Vorgabeliste bzw. die darin gezeigten Ergebnisse einzugrenzen. 

Sollen alle in der Ergebnisspalte vorhandenen Werte angezeigt werden, so wie in diesem Beispiel, dann spezifizieren Sie bitte für Ergebnisspalte die gleiche Spalte, wie für die Suchspalte. Für das Feld Suchkriterium wählen Sie in diesem Fall bitte die Funktion Fester Text aus und geben als Wert ein "*" (Asterisk) ein.